เมื่อส่งแผนธุรกิจที่เขียนขึ้นจากความเข้าใจดังกล่าวไป ก็จะกลายเป็นผลเสียกับตนเองเนื่องจากข้อมูลต่างๆ มักจะไม่ครบถ้วนหรือไม่อาจที่จะนับว่าเป็นแผนธุรกิจได้ รวมถึงเมื่อต้องถูกร้องขอให้จัดทำเป็นแผนธุรกิจตามรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน ผู้ประกอบการก็มักจะไม่สามารถจัดทำแผนธุรกิจที่ถูกต้องได้ ซึ่งอาจมาจากการขาดความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดทำแผนธุรกิจ

ประเด็นสำคัญที่ผู้เขียนต้องการให้ผู้อ่านทำความเข้าใจเป็นเบื้องต้นก่อน ก็คือเรื่องของเหตุผลว่า ทำไมหรือเพราะเหตุผลใดจึงต้องมีการเขียนแผนธุรกิจ ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องรู้ก่อนที่จะเริ่มต้นเขียนแผนธุรกิจ โดยนอกจากที่เกี่ยวกับเหตุผลที่ต้องเขียนแผนธุรกิจ อันมาจากข้อกำหนดของทางธนาคารหรือสถาบันการเงินแล้ว ผู้เขียนจะได้กล่าวถึงเหตุผลในการเขียนแผนธุรกิจในวัตถุประสงค์อื่นๆไว้ด้วย เพื่อให้ผู้อ่านได้เห็นภาพชัดเจนขึ้นเกี่ยวกับเหตุผลของการเขียนแผนธุรกิจ ที่นอกเหนือจากการไว้เพื่อกู้เงินจากธนาคารหรือสถาบันการเงิน

โดยทั่วไปถ้าจะแบ่งเหตุผลของการเขียนแผนธุรกิจ ทั้งจากผู้ประกอบการหรือผู้ที่มิได้เป็นผู้ประกอบการ มีเพียง 2 ประเด็นหลักๆ เท่านั้น ก็คือ 1. ผู้ประกอบการหรือธุรกิจต้องการเขียนหรือจัดทำแผนธุรกิจขึ้นเอง กับ 2. ผู้ประกอบการหรือธุรกิจมีความจำเป็นต้องเขียนหรือจัดทำแผนธุรกิจขึ้น หรือถ้าจะกล่าวแบบง่ายๆ ก็คือ ต้องการเขียนขึ้นมาเอง หรือถูกบังคับให้เขียนหรือมีเหตุจำเป็นที่ต้องเขียน ซึ่งมีรายละเอียดที่ควรกล่าวถึงดังนี้คือ

กรณีที่ต้องการเขียนแผนธุรกิจขึ้นมาเอง

การที่ผู้ประกอบการหรือตัวธุรกิจต้องการเขียนแผนธุรกิจขึ้นมาเองนั้น เหตุผลหรือวัตถุประสงค์ส่วนใหญ่ในการเขียนหรือการจัดทำแผนธุรกิจก็คือ เพื่อการเริ่มต้นธุรกิจ

เหตุผลหรือวัตถุประสงค์ดังกล่าวเกิดจากการที่ผู้ประกอบการใหม่ เห็นช่องทางหรือโอกาสในการตลาด หรือมีความประสงค์จะเริ่มต้นธุรกิจ หรือมีความต้องการเป็นผู้ประกอบการใหม่ (New Entrepreneur) จึงเริ่มต้นด้วยการจัดทำแผนธุรกิจขึ้น เพื่อดูรายละเอียดเกี่ยวกับการลงทุนเริ่มต้นธุรกิจ ประมาณการรายได้จากการทำธุรกิจซึ่งมาจากการขายสินค้าหรือให้บริการ ประมาณการต้นทุนและค่าใช้จ่ายต่างๆ ของธุรกิจ เช่น ค่าวัตถุดิบ ค่าใช้จ่ายต่างๆ ในการผลิตสินค้าและบริการ ค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภค เงินเดือนหรือค่าจ้างพนักงาน รวมถึงค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อดูว่าธุรกิจมีผลกำไรจากการดำเนินงานหรือไม่ ซึ่งถ้ามีผลกำไรผู้ประกอบการก็จะได้เริ่มดำเนินการจริง

โดยส่วนใหญ่แล้วแผนธุรกิจในลักษณะดังกล่าวนี้ มักจะมีรูปแบบใกล้เคียงกับการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ (Project Feasibility Study) มากกว่าที่จะเป็นแผนธุรกิจ โดยมุ่งเน้นประเด็นคำตอบของการจัดทำในเรื่องของ กำไรหรือขาดทุน จะทำหรือไม่ทำธุรกิจ โดยสาระสำคัญมักจะอยู่ที่ผลการคำนวณจากตัวเลขประมาณการต่างๆ ที่กำหนดขึ้น และประมาณการต่างๆ นั้นมักเป็นประมาณการโดยสังเขปเท่านั้นตามการคาดคะเนของผู้ประกอบการ ซึ่งมีเพียงน้อยรายที่จะจัดทำแผนธุรกิจอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ โดยมีการวิเคราะห์หรือการวางแผนในการดำเนินธุรกิจอย่างแท้จริง

เพื่อการบริหารจัดการ

เหตุผลหรือวัตถุประสงค์ดังกล่าว ส่วนใหญ่จะมาจากผู้ประกอบการที่ได้ดำเนินธุรกิจมาช่วงเวลาหนึ่ง และต้องการวางแผนธุรกิจอย่างเป็นระบบ ซึ่งเท่าที่พบส่วนใหญ่จะเป็นผู้ประกอบการรุ่นที่ 2 หรือรุ่นลูกรุ่นหลาน ที่ต้องการพัฒนาธุรกิจเดิมของครอบครัวให้เป็นมาตรฐานมากยิ่งขึ้น หรืออาจเป็นผู้ประกอบการที่ได้รับการอบรมในเรื่องของการบริหารจัดการธุรกิจที่มีมาตรฐาน เช่น โครงการผู้ประกอบการใหม่ (New Entrepreneur Creation – NEC) หรือการอบรมด้านแผนธุรกิจจากหน่วยงานภาครัฐ และเล็งเห็นว่าการจัดทำแผนธุรกิจถือเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของตนเอง ในการกำหนดทิศทางในการวางแผนการบริหารจัดการ เพราะถือเป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์ การวางแผนในด้านการตลาด การผลิตหรือบริการ การบริหารจัดการ การเงิน และการดำเนินการต่างๆ ของธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ

แต่ทั้งนี้แผนธุรกิจที่จัดทำขึ้นสำหรับการบริหารจัดการธุรกิจอาจมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป รวมถึงมาตรฐานต่างๆ ที่สำคัญและจำเป็นสำหรับแผนธุรกิจที่ดี ซึ่งขึ้นอยู่กับตัวผู้ประกอบการว่ามีความรู้ความเข้าใจเพียงใด ในกระบวนการรในการวางแผนธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ และความรู้ในการจัดทำแผนธุรกิจที่ถูกต้อง

ในส่วนของบริษัทหรือองค์กรต่างประเทศโดยเฉพาะบริษัทหรือองค์กรชั้นนำ แผนธุรกิจขององค์กรถือเป็นขั้นตอนมาตรฐานหรือเอกสารสำคัญที่องค์กรจะต้องมีการจัดทำขึ้น และทบทวนปรับปรุงตามรอบระยะเวลาอย่างต่อเนื่อง และยังอาจแยกย่อยตามลักษณะของแผนหรือวัตถุประสงค์ต่างๆ ออกไปอีก ตั้งแต่ แผนธุรกิจ (Business Plan) แผนกลยุทธ์ (Strategic Plan) แผนการตลาด (Marketing Plan) แผนปฏิบัติการ (Action Plan) การศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ (Project Feasibility Study) เป็นต้น ซึ่งแผนแต่ละชนิดนั้นจะมีลักษณะและวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งผู้เขียนจะได้กล่าวถึงอีกครั้งหนึ่งในโอกาสต่อไป

เพื่อการระดมทุนจากหุ้นส่วนหรือแหล่งทุนภายนอก

เหตุผลหรือวัตถุประสงค์ดังกล่าวส่วนใหญ่ของการจัดทำแผนธุรกิจนี้ จะมาจากการที่ผู้ประกอบการรู้ว่าเงินทุนที่ตนเองมีอยู่นั้นไม่เพียงพอต่อการเริ่มต้น หรือการขยายธุรกิจ ซึ่งจำเป็นต้องหาแหล่งทุนภายนอก ไม่ว่าจะมาจากการกู้ยืมจากธนาคารหรือสถาบันการเงิน ซึ่งประเด็นนี้จะเป็นประเด็นที่ผู้ประกอบการเขียนแผนธุรกิจขึ้นมา ก่อนนำไปเสนอกับทางธนาคารหรือสถาบันการเงิน โดยมิได้เกี่ยวกับการถูกบังคับจากข้อกำหนดของธนาคารหรือสถาบันการเงิน หรือต่อกองทุนร่วมลงทุน (Venture Capital Fund) เป็นต้น

นอกจากนี้การจัดทำแผนธุรกิจอาจเพื่อเป็นการระดมทุนเพื่อหาหุ้นส่วน โดยเป็นการเชิญชวนให้บุคคลภายนอกเหล่านั้นสนใจที่จะเข้ามาลงทุนในธุรกิจของตน ซึ่งอาจเป็นในลักษณะหุ้นสามัญ หุ้นบุริมสิทธิ หุ้นกู้ หรือเป็นการกู้ยืมแล้วแต่กรณี โดยแผนธุรกิจประเภทนี้ มักแสดงรายละเอียดต่างๆของธุรกิจและรูปแบบการลงทุน

รวมถึงมักเน้นการแสดงให้เห็นประโยชน์ หรือผลตอบแทนจากการลงทุนในธุรกิจดังกล่าว เช่น อัตราผลกำไร ระยะเวลาคืนทุน เงินปันผล มูลค่าหุ้น หรือผลตอบแทนอื่นๆ ซึ่งโดยส่วนใหญ่เท่าที่ปรากฏแผนธุรกิจดังกล่าวมักพบว่า มีประมาณการเกี่ยวกับรายได้สูงเกินจริง หรือคิดในแง่ดีกว่าความเป็นจริง (Optimistic) ในขณะที่ต้นทุนค่าใช้จ่ายต่างๆมักจะต่ำกว่าความเป็นจริง (Pessimistic) อยู่เสมอ ทำให้ผลประกอบการของธุรกิจของแผนธุรกิจในลักษณะนี้ดูดี หรือมีผลประกอบการที่ดีกว่าอย่างเห็นได้ชัด เมื่อเปรียบเทียบกับธุรกิจอื่นๆ ในภาวะอุตสาหกรรมเดียวกัน

กรณีถูกบังคับให้เขียนหรือมีเหตุจำเป็นที่ต้องเขียน

การที่ผู้ประกอบการหรือตัวธุรกิจต้องการเขียนแผนธุรกิจขึ้น ที่มาจากการถูกบังคับให้เขียนหรือมีเหตุจำเป็นที่ต้องเขียนหรือต้องจัดทำนั้น เหตุผลหรือวัตถุประสงค์ส่วนใหญ่ในการเขียนหรือการจัดทำแผนธุรกิจในรูปแบบนี้ก็คือ

เพื่อการขอกู้เงินจากธนาคารหรือสถาบันการเงิน

เหตุผลหรือวัตถุประสงค์จะมาจากเรื่องที่ผู้เขียนเคยกล่าวถึงแล้วในตอนที่ผ่านมาในเรื่องของที่มาของแผนธุรกิจ ที่ธนาคารหรือสถาบันการเงินกำหนดให้หรือออกข้อกำหนด ให้ผู้ประกอบการที่ต้องการขอวงเงินสินเชื่อสำหรับการดำเนินธุรกิจจำเป็นต้องจัดทำแผนธุรกิจประกอบการขอสินเชื่อทุกครั้ง

โดยเหตุผลสำคัญที่ทางธนาคารหรือสถาบันการเงินออกข้อกำหนดดังกล่าว เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์ผู้ประกอบการว่ามีความสามารถในการวางแผนในการดำเนินธุรกิจในระดับใด มีการศึกษาวิเคราะห์สภาวะตลาดและอุตสาหกรรมหรือไม่ ผลกระทบต่างๆจากสภาวะตลาดและอุตสาหกรรมที่ผู้ประกอบการได้ทำการวิเคราะห์นั้น ส่งผลกระทบเช่นใดต่อธุรกิจ สภาวะการแข่งขัน จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส อุปสรรค ของธุรกิจ เมื่อเปรียบเทียบกับคู่แข่งขันเป็นเช่นใด และผู้ประกอบการหรือผู้ขอกู้ได้มีกระบวนการวางแผน และดำเนินธุรกิจ ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ในด้านการตลาด การผลิตหรือการให้บริการ การบริหารจัดการภายใน การบริหารการเงินอย่างมีประสิทธิภาพเหมาะสมเพียงใดต่อการวิเคราะห์นั้น มีการศึกษาข้อกำหนด กฎระเบียบต่างๆที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ที่ถูกต้องเพียงใด

รวมถึงการคำนึงถึงความเสี่ยงต่างๆที่อาจจะเกิดขึ้นได้กับธุรกิจ และการกำหนดแผนฉุกเฉินสำหรับตัวธุรกิจในกรณีที่มีเหตุการณ์ที่อยู่นอกเหนือการคาดคะเน หรือแผนฉุกเฉินของธุรกิจหรือไม่ โดยเฉพาะในส่วนของแผนการเงิน ที่ให้ความสำคัญเกี่ยวกับกระแสเงินสดของกิจการเป็นสำคัญ เนื่องจากเป็นส่วนที่เป็นปัญหาสำคัญถ้าธุรกิจเกิดปัญหาการบริหารจัดการเงินสดที่ถูกต้อง รวมทั้งในด้านของการชำระคืนเงินกู้ให้กับทางธนาคารที่ต้องชำระคืนเงินต้นและดอกเบี้ย และระยะเวลาต่างๆของกระแสเงินสดที่เกิดขึ้นในธุรกิจที่ต้องสัมพันธ์กับการชำระคืนเงินกู้

จากแผนธุรกิจดังกล่าวถ้าผู้ประกอบการมีความเข้าใจและจัดทำแผนธุรกิจอย่างถูกต้อง ก็จะเป็นการช่วยลดความเสี่ยงให้กับทางธนาคารหรือสถาบันการเงิน เนื่องจากถือได้ว่าผู้กู้มีความสามารถและศักยภาพเพียงพอในการบริหารธุรกิจให้ประสบความสำเร็จได้ นอกจากในส่วนที่เป็นการช่วยลดความเสี่ยงให้กับทางธนาคาร การที่ผู้ประกอบการมีการวางแผน และการจัดทำแผนธุรกิจที่ถูกต้อง ย่อมช่วยให้เป็นแนวทางแก่ผู้ประกอบการในการดำเนินการของธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ อยู่รอดได้อย่างยั่งยืนและสามารถเจริญเติบโตภายใต้ภาวะการแข่งขันของธุรกิจในปัจจุบัน ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นประโยชน์ต่อผู้ประกอบการแทบทั้งสิ้น

ส่วนใหญ่แล้วในประเทศผู้ประกอบการจำเป็นต้องมีการขอกู้เงิน หรือระดมทุนจากแหล่งทุนภายนอก โดยเฉพาะอย่างยิ่งจากทางธนาคารหรือสถาบันการเงิน และจากข้อกำหนดที่ผู้ขอกู้เงินต้องยื่นเสนอแผนธุรกิจกับทางธนาคารหรือสถาบันการเงิน ทำให้อาจกล่าวได้เลยว่ามากกว่าร้อยละ 99 ของแผนธุรกิจที่จัดทำขึ้นนั้น นำไปใช้เพื่อยื่นเสนอต่อธนาคารหรือสถาบันการเงิน มากกว่าวัตถุประสงค์อื่นๆ

แต่เป็นที่น่าเสียดายที่ยังมีผู้ประกอบการจำนวนน้อยราย ที่เห็นความสำคัญในประโยชน์ของการจัดทำแผนธุรกิจดังกล่าว โดยกลับมองเห็นว่าถือเป็นภาระหรือความยุ่งยากสำหรับตนเอง ที่ทางธนาคารหรือสถาบันการเงินกำหนดให้ต้องมีการเขียนแผนธุรกิจ จึงไม่ใส่ใจหรือละเลยในการจัดทำแผนธุรกิจ โดยจัดทำแผนธุรกิจแบบขอไปที โดยเพียงแต่หาโครงสร้างของแผนธุรกิจ แล้วกรอกรายละเอียดไปตามหัวข้อต่างๆในโครงสร้างของแผนธุรกิจนั้นให้ครบ หรือไปคัดลอกแผนธุรกิจของธุรกิจอื่นที่มีลักษณะเดียวกัน แล้วแก้ไขรายละเอียดให้เป็นของธุรกิจตนเอง

เช่น ข้อมูลกิจการ หรือข้อมูลการเงิน ซึ่งส่งผลให้เมื่อนำเสนอไปยังธนาคารหรือสถาบันการเงินส่วนใหญ่จะได้รับการปฏิเสธ หรือรวมถึงการว่าจ้างบุคคลภายนอกให้ทำการเขียนแทน โดยคิดว่าบุคคลภายนอกที่เป็นมืออาชีพหรือที่ปรึกษานั้น สามารถจัดทำแผนธุรกิจได้ดีกว่าตนเอง และน่าที่จะได้รับการอนุมัติจากทางธนาคารหรือสถาบันการเงิน โดยไม่สนใจศึกษารายละเอียดในแผนธุรกิจที่ว่าจ้างมืออาชีพหรือที่ปรึกษาให้เขียนขึ้นนั้นเลย สุดท้ายแล้วก็มักจะได้รับการปฏิเสธเช่นเดียวกัน ซึ่งสาเหตุดังกล่าวจะได้กล่าวถึงในโอกาสต่อไป